Rechnungsfälligkeit: Basisdatum und Zahlungsbedingungen kontrollieren
Dieselbe Rechnung kann je nach Basisdatum, Vertrag und Systemkonfiguration ein anderes Fälligkeitsdatum erhalten. AP muss die Berechnung vor dem Zahlungsvorschlag nachvollziehen können.
Das Fälligkeitsdatum darf nicht mechanisch übernommen werden. Systeme berechnen es aus Rechnungs-, Eingangs-, Buchungs- oder einem anderen Basisdatum. Nettobedingungen, Monatsende, feste Monatstage, Skonto und Kalender verändern das Ergebnis. Dieses Modell unterstützt die Datenkontrolle im Kundenprozess; es ersetzt weder Vertrag noch Zahlungsrichtlinie oder befugte Entscheidung.
1. Vier Daten beim Eingang trennen
Microsoft unterscheidet Rechnungseingang, Rechnungsdatum, Buchungsdatum und Fälligkeit. Im beschriebenen Ablauf kann die Fälligkeit zunächst aus Buchungsdatum und Bedingungen entstehen und nach Eingabe des Rechnungsdatums neu berechnet werden. Der Endwert allein genügt nicht.
Quelle und Funktion jedes Datums sind festzuhalten. Eingang stammt aus dem Kanal, Rechnungsdatum aus dem Beleg, Buchungsdatum aus der Finanzperiode und Fälligkeit aus einer Regel. Vermischung kann die Zahlungsfrist falsch verkürzen oder verlängern.
2. Hierarchie der Zahlungsbedingungen festlegen
Bedingungen können aus Bestellung, Lieferantenstamm, Vertrag oder Standardwerten kommen. Oracle beschreibt Bedingungen aus einer identifizierenden PO, sonst vom Lieferantenstandort oder aus Rechnungsoptionen. SAP kennt ebenfalls Vorschläge aus Bestellung oder Lieferantendaten.
Vergleichen Sie den Schlüssel mit dem Quelldokument und begründen Sie jede Überschreibung. Der Lieferantenstamm reicht nicht, wenn der Vertrag abweicht. Bei mehreren Bestellungen ist zu prüfen, welche den Standard lieferte.
3. Berechnung Schritt für Schritt nachvollziehen
Eine Nettoregel addiert Tage zum Basisdatum. Andere Regeln rechnen ab Monatsende, verwenden einen Monatstag oder verschieben nach einem Stichtag. Oracle dokumentiert außerdem feste Termine, Kalender und Monatstagsregeln mit cutoff day und months ahead.
Speichern Sie Basisdatum, Schlüssel, Parameter, Ergebnis vor Kalenderkorrektur und endgültige Fälligkeit. So kann ein Prüfer das Ergebnis reproduzieren und spätere Konfigurationsänderungen löschen die Entscheidungsgrundlage nicht.
4. Nettofälligkeit und Skonto trennen
Nettofälligkeit und Skontodatum sind unterschiedliche Ergebnisse. SAP beschreibt mehrere Skontostufen und einen Nettotermin; Oracle trennt due dates und discount dates. Das Skontodatum macht die Rechnung nicht überfällig.
Skontobetrag und -datum sind separat darzustellen und mit der Vereinbarung zu prüfen. Auch eine wirtschaftlich sinnvolle frühere Zahlung braucht Dublettenkontrolle, Freigabe und Liquidität. AP soll Bedingungen nicht nur für Skonto ändern.
5. Ausnahmen und manuelle Änderungen kontrollieren
Eine Änderung kann wegen Korrektur, Nachtrag, Streitfall oder Prozessentscheidung nötig sein. Erfassen Sie alten und neuen Wert, Grund, Nachweis, Autor und Zeit. Wer ändert, darf Ausnahmen nicht außerhalb seiner Befugnis genehmigen.
Besondere Aufmerksamkeit brauchen verspätete Eingänge, geschlossene Perioden, mehrere POs und Termine an arbeitsfreien Tagen. Dringlichkeit kann eskalieren, entfernt aber nicht den Prüfpfad.
6. Checkliste vor dem Zahlungsvorschlag
Prüfen Sie Quellen der Daten, Basisdatum, Hierarchie und Schlüssel, Berechnung, Feiertagskalender, Skonto, Sperren und Änderungshistorie. Vergleichen Sie mit Vertrag oder Bestellung und bestätigen Sie den Ausnahmeverantwortlichen.
Ein guter Prozess setzt nicht manuell ein „plausibles“ Datum, sondern belegt, warum es korrekt ist. Das reduziert verfrühte und verspätete Zahlungen, verlorenes Skonto und Lieferantenstreitigkeiten.
Quellen und Geltungsbereich
Die Dokumentation von Microsoft, SAP und Oracle wurde am 28. Oktober 2026 geprüft. Funktionen hängen von Produkt und Konfiguration ab. Hierarchie, Änderungsprotokoll und Checkliste sind ein redaktionelles Modell zur Abstimmung mit dem Prozessverantwortlichen. Der Leitfaden ist weder Buchungsanweisung noch Zahlungsfreigabe.
FAQ
Ist das gedruckte Fälligkeitsdatum immer bindend?
Nicht zwingend. Es ist mit Vertrag, Bestellung und Kundenrichtlinie zu vergleichen.
Was ist das Basisdatum?
Das Datum, ab dem das System Tage oder den in den Bedingungen definierten Zeitraum berechnet.
Ist das Skontodatum die Nettofälligkeit?
Nein. Es ist ein separates Datum für den Preisnachlass.
Was gehört in eine Änderungshistorie?
Alter und neuer Wert, Grund, Nachweis, Autor, Zeit und befugte Genehmigung.
