BackOffice 360°: Wir erweitern unser Leistungsangebot für Unternehmen

BackOffice Outsourcing unterstützt Unternehmen seit Langem bei Geschäftspost, Druck, Kuvertierung und Versand. Jetzt erweitern wir dieses Modell um Prozesse an den Schnittstellen von Administration, Finanzen, Kundenservice und Tagesgeschäft. Mit BackOffice 360° kann ein Unternehmen eine einzelne Aufgabe, einen größeren Prozessabschnitt oder ein koordiniertes Leistungspaket an einen Partner übertragen.

Die Erweiterung ändert unser Arbeitsprinzip nicht: Leistungsumfang, Verantwortung, Fristen, Eingangsdaten und Reporting werden vor dem Start vereinbart. Kunden können mit einem Bereich beginnen und die Zusammenarbeit bei steigendem Volumen oder neuen Anforderungen ausbauen.

Zwölf Leistungsbereiche von BackOffice 360°

Post und Dokumente

Wir bearbeiten tägliche Geschäftspost, Serien- und Massenversand, Dokumentenabläufe und e-COK. Der Umfang kann Abholung, Erfassung, Scannen, Weiterleitung, Fristenkontrolle, Reporting und Archivierung vereinbarter Daten umfassen.

Produktion, Druck und Versand

Wir bereiten Daten auf, personalisieren, drucken, falzen und kuvertieren Dokumente und übergeben sie zum Versand. Firmenumschläge und Druckservice ergänzen den Ablauf, sodass operative Materialien und Markenmittel in einem kontrollierten Prozess entstehen.

Finanzen und Forderungen

Der erweiterte Umfang umfasst Credit Controlling: Forderungs- und Fristenmonitoring, Altersstrukturanalysen, Geschäftspartnerrisiken, kaufmännisches Mahnwesen und vereinbarte KPI. Außerdem unterstützen wir Finanz- und Buchhaltungsprozesse, darunter Accounts Payable, Record to Report, Abstimmungen, Monatsabschluss, Inventory und Cost Accounting, Kontrollen und Prozessdokumentation. Die Tätigkeiten erfolgen im vereinbarten Umfang und in den Systemen des Kunden.

Administration, BPO und flexible Teams

Wir können wiederkehrende Administration, Datenpflege, Register, Fristenkontrolle und Berichte übernehmen. Zusätzlich stellen wir dauerhafte, saisonale oder projektbezogene Teams bereit. Ein weiterer Bereich ist die Bearbeitung von Bußgeldbescheiden, Ticketrückgaben und postalischen Reklamationen - von der Versandvorbereitung bis zur Kontrolle von Rückläufern und Klärfällen.

Digitale Lösungen

Wir gestalten und veröffentlichen Unternehmenswebsites mit mobiler Darstellung, grundlegender Suchmaschinenoptimierung und klarer Leistungspräsentation. Das ergänzt den operativen Backoffice-Bereich für Unternehmen, die interne Abläufe und Marktkommunikation zugleich verbessern möchten.

Einzelne Leistung oder verbundener Prozess

BackOffice 360° erfordert kein Gesamtpaket. Ein Unternehmen kann nur Druck und Versand, Forderungsmonitoring oder vorübergehende administrative Unterstützung auslagern. Mehr Nutzen entsteht häufig durch verbundene Schritte, etwa Dokumentenerfassung, Bearbeitung in e-COK, administrative Tätigkeit, Korrespondenzproduktion und Abschlussbericht.

Das reduziert Übergaben, unterstützt einen gemeinsamen Standard und macht die Ergebnisverantwortung klarer. Vor dem Start dokumentieren wir Ablauf, Ausnahmen, Entscheidungsverantwortliche, Datenaustausch, Sicherheitsmaßnahmen und Qualitätskennzahlen.

So wählen Sie den richtigen Einstieg

1. Identifizieren Sie Aufgaben, die Fachkräfte regelmäßig von ihrer Kernarbeit abhalten.
2. Erfassen Sie Volumen, Saisonalität, Fristen und häufige Ausnahmen.
3. Vergleichen Sie Vollkosten der internen Leistung mit den Servicekosten, nicht nur Stundensätze.
4. Wählen Sie einen messbaren Umfang für einen Pilotbetrieb.
5. Entscheiden Sie danach, welche Schritte verbunden werden sollen.

Den vollständigen Umfang finden Sie auf der Startseite von BackOffice Outsourcing. Nutzen Sie auch den Outsourcing-Rechner oder kontaktieren Sie uns, um einen sicheren und messbaren Startprozess auszuwählen.

Häufig gestellte Fragen

Muss das gesamte BackOffice 360° beauftragt werden?

Nein. Sie können eine Leistung, mehrere verbundene Schritte oder einen größeren Prozess wählen und den Umfang nach einem Pilotprojekt erweitern.

Können die neuen Leistungen in Kundensystemen erbracht werden?

Wenn der Prozess es erfordert, können Tätigkeiten in vereinbarten Kundensystemen mit definierten Berechtigungen und Verfahren ausgeführt werden.

Welcher Prozess eignet sich zuerst für Outsourcing?

Beginnen Sie mit einer wiederholbaren, messbaren und gut beschriebenen Aufgabe, die Fachzeit bindet oder Arbeitsspitzen erzeugt.

Kann der Umfang mehrere Standorte oder Sprachen abdecken?

Ja. Nach der Prozessanalyse können wir einen gemeinsamen Standard, Rollen, Reporting und erforderliche Sprachvarianten für mehrere Standorte festlegen.

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