Raport produkcyjny wydruków masowych: jak uzgodnić rekordy, koperty i odpady
Samo potwierdzenie, że partia została wydrukowana, nie mówi jeszcze, czy każdy rekord stał się właściwym dokumentem i trafił do jednej koperty. Raport produkcyjny zamyka tę lukę i pozwala szybko wyjaśnić różnice.
Zacznij od bilansu wejścia
Plik wejściowy powinien mieć identyfikator partii, wersję, datę przekazania i liczbę aktywnych rekordów. Osobno zapisz rekordy odrzucone przed produkcją, duplikaty oraz pozycje wstrzymane przez klienta. Dzięki temu wynik nie jest porównywany z nieaktualnym plikiem.
Rozdziel liczbę rekordów, dokumentów i arkuszy
Jeden rekord może tworzyć kilka dokumentów, a dokument może mieć wiele stron. Dlatego raport powinien pokazywać co najmniej liczbę rekordów, dokumentów, stron logicznych i arkuszy fizycznych po uwzględnieniu druku jednostronnego lub dwustronnego.
Uzgodnij koperty z wynikiem insertera
Po kopertowaniu porównaj liczbę poprawnie zamkniętych kopert z rekordami przeznaczonymi do wysyłki. Wyjątki - na przykład pusty komplet, podwójne pobranie albo zatrzymanie maszyny - wymagają identyfikatora, decyzji i ponownego sprawdzenia.
Rejestruj braki, odpady i ponowne wydruki
Makulatura technologiczna, próbki, rozruch i ponowne wydruki nie mogą znikać w jednej zbiorczej liczbie. Raportuj ich przyczynę oraz wpływ na bilans papieru i kopert, bez ujawniania zbędnych danych osobowych.
Oddziel produkcję od nadania
Liczba wyprodukowanych kopert nie jest jeszcze liczbą przesyłek przyjętych przez operatora. Raport produkcyjny i dokument nadawczy powinny być powiązane identyfikatorem partii, a różnice - opisane przed zamknięciem zlecenia.
Zamknij partię jednym raportem
Dobry raport pokazuje wejście, wynik, wyjątki, poprawki, osobę zatwierdzającą i czas zakończenia. BackOffice Outsourcing może przejąć przygotowanie danych, druk, personalizację, kopertowanie i nadanie, przekazując klientowi czytelny wynik oraz status realizacji.
FAQ
Czy liczba rekordów powinna równać się liczbie kopert?
Zwykle tak dla korespondencji jeden rekord - jedna koperta, ale regułę trzeba ustalić przed produkcją i uwzględnić przesyłki łączone, odrzucone oraz wstrzymane.
Jak rozliczyć ponowny wydruk?
Nadać mu przyczynę i identyfikator, powiązać z pierwotnym rekordem oraz potwierdzić, że do wysyłki trafiła tylko prawidłowa wersja.
Czy raport produkcyjny zastępuje dokument nadawczy?
Nie. Raport potwierdza wykonanie partii, a dokument nadawczy potwierdza przekazanie przesyłek operatorowi.
Co klient powinien otrzymać po realizacji?
Uzgodniony raport liczbowy, listę wyjątków w bezpiecznym zakresie, status nadania oraz sposób przekazania dokumentów lub danych w e-COK.
Sprawdź usługę wysyłki masowej i porozmawiaj z nami o swojej partii.
