Obsługa mandatów, zwrotów biletów i reklamacji
Łączymy przygotowanie i wysyłkę korespondencji z ewidencją spraw, które wymagają dalszej obsługi. Pracujemy na dokumentach i zasadach przekazanych przez instytucję wystawiającą mandaty lub przez organizację obsługującą bilety. Zakres każdej czynności, wymagane potwierdzenia i sposób przekazania spraw ustalamy przed uruchomieniem procesu.
Trzy procesy, jeden uporządkowany obieg
Wysyłka mandatów
Instytucja wystawia mandat i przekazuje dane lub gotowe dokumenty. Według jej instrukcji przygotowujemy korespondencję, weryfikujemy kompletność partii w uzgodnionym zakresie, drukujemy i kopertujemy, jeżeli jest to potrzebne, a następnie nadajemy przesyłki. Prowadzimy uzgodnioną ewidencję i przekazujemy dowody nadania.
Zwroty biletów
Przyjmujemy zgłoszenia i dokumenty dotyczące zwracanych biletów w kanałach ustalonych z klientem. Rejestrujemy datę wpływu, identyfikator biletu i status, sprawdzamy kompletność materiałów według przekazanej instrukcji oraz kierujemy sprawę do wskazanej osoby lub systemu. Decyzję o uznaniu zwrotu i ewentualnym rozliczeniu podejmuje organizacja odpowiedzialna za bilet.
Reklamacje i niedoręczenia
Rejestrujemy zwrócone przesyłki oraz zgłoszenia reklamacyjne, łączymy je z nadaniem, biletem albo innym numerem sprawy i porządkujemy dokumentację. W uzgodnionym zakresie przekazujemy reklamacje do operatora pocztowego, monitorujemy odpowiedzi i raportujemy wyjątki osobie odpowiedzialnej po stronie klienta.
Instytucje i papierowe zawiadomienia w Europie
Nazwy urzędowe i przykłady pisemnych zawiadomień o wykroczeniach drogowych lub parkingowych. To nie jest wykaz wszystkich organów: właściwość i kanał doręczenia zależą od kraju, rodzaju sprawy i odbiorcy. Wskazanie instytucji nie oznacza współpracy z BackOffice Outsourcing.
Landespolizeidirektionen oraz właściwe Verwaltungsstrafbehörden
Przy wykroczeniach drogowych anonimowe zawiadomienie o karze jest zwykle wysyłane właścicielowi pojazdu. Organ zależy od miejsca oraz rodzaju sprawy.
Źródło urzędowePolizia di Stato - Polizia Stradale oraz właściwa Polizia Locale
Protokoły wykroczeń mogą być doręczane pocztą. Coraz więcej dokumentów Polizia Stradale jest także udostępnianych cyfrowo przez państwową platformę SEND; właściwy organ zależy od miejsca wykroczenia.
Źródło urzędoweRigspolitiet - Politiets Administrative Center, Automatisk Trafikkontrol (ATK)
Po automatycznej kontroli właściciel pojazdu otrzymuje pismo od policji. Osoby zwolnione z duńskiej Digital Post otrzymują zwykły list papierowy.
Źródło urzędowePolice Locale - Zone de Police Hesbaye; Service public fédéral Justice (SPF Justice)
Lokalna policja opisuje korespondencję zawierającą protokół wykroczenia i odsyła do federalnego portalu opłat. Nadawcę i tryb przesyłki trzeba potwierdzić dla konkretnej sprawy.
Źródło urzędoweGłówny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym (CANARD)
Mandat z automatycznej kontroli może być wysyłany papierowym listem poleconym. Pierwsze pismo ustala okoliczności i nie jest jeszcze mandatem.
Źródło urzędowePolizei Berlin - Bußgeldstelle
Jednostka prowadzi postępowania w sprawie wykroczeń drogowych w Berlinie. Papierowy tryb doręczenia należy ustalać dla danego postępowania.
Źródło urzędoweAgence nationale de traitement automatisé des infractions (ANTAI)
Agencja odpowiada między innymi za druk i wysyłkę zawiadomień o wykroczeniach; część korespondencji doręcza pocztą.
Źródło urzędoweDirección General de Tráfico (DGT)
DGT może doręczać pisma papierowo osobom prywatnym. Od listopada 2022 r. podmioty prawne otrzymują zawiadomienia DGT elektronicznie przez DEV.
Źródło urzędoweCentraal Justitieel Incassobureau (CJIB)
Urząd informuje o wysyłce listów z zawiadomieniem o drobnych wykroczeniach drogowych. Rola CJIB obejmuje pobór należności.
Źródło urzędoweKent County Council
Samorząd potwierdza doręczanie zawiadomień Penalty Charge Notice pocztą pierwszej klasy w wybranych sprawach drogowych.
Źródło urzędowePolska: Policja · uprawnienia straży gminnych
Porozmawiajmy o wysyłce mandatów i obsłudze zwrotów
Opisz wolumen przesyłek, format danych, sposób przyjmowania zwrotów biletów oraz zakres reklamacji. Ustalimy model pracy i raportowania.
Proces od nadania po zwrot
Przekazanie materiałów
Ustalamy format danych, plików i dokumentów oraz sposób bezpiecznego przekazania. Instytucja określa treść mandatów, dane odbiorców, reguły nadania i osoby uprawnione do decyzji w sprawach biletowych.
Przygotowanie korespondencji
Porządkujemy partię według uzgodnionych identyfikatorów, przygotowujemy wydruk i kopertowanie tam, gdzie jest to wymagane, oraz kontrolujemy zgodność liczby dokumentów i przesyłek z przekazaną dyspozycją.
Nadanie i dowody
Nadajemy przesyłki wybranym kanałem zgodnie z procedurą klienta. Rejestrujemy identyfikatory przesyłek poleconych, przygotowujemy zestawienia i przekazujemy dostępne potwierdzenia nadania.
Przyjęcie zwrotów biletów
Każde zgłoszenie dotyczące zwrotu biletu otrzymuje uzgodniony numer i status. Porządkujemy załączniki, odnotowujemy brakujące informacje i przekazujemy sprawę do rozpatrzenia według zasad klienta.
Zwroty przesyłek i reklamacje
Powiązujemy niedoręczoną przesyłkę z wcześniejszym nadaniem, zapisujemy powód zwrotu, o ile jest dostępny, oraz przekazujemy wyjątek do dalszej obsługi. Reklamacje pocztowe zgłaszamy i monitorujemy w zakresie uzgodnionym z klientem.
Raportowanie i zamknięcie
Zestawiamy wolumeny, statusy, potwierdzenia i sprawy wymagające decyzji. Uzgadniamy sposób przekazania wyniku, dokumentacji i dalszych działań, tak aby każdą sprawę można było odtworzyć.
Widoczność statusów i dokumentów
e-COK może wspierać ewidencję korespondencji, potwierdzeń i reklamacji pocztowych w zakresie uruchomionych usług. Zasady obsługi zgłoszeń dotyczących biletów i ich przekazywania ustalamy oddzielnie dla procesu klienta.
Zobacz e-COK
Najczęstsze pytania o obsługę mandatów i zwrotów
Czy BackOffice Outsourcing wystawia mandaty?
Nie. Mandat i jego treść przygotowuje uprawniona instytucja. Możemy przejąć uzgodnione czynności operacyjne: przygotowanie partii, druk, kopertowanie, nadanie, ewidencję potwierdzeń, zwrotów i reklamacji pocztowych.
Czy można obsługiwać wysyłkę mandatów do odbiorców w Europie?
Tak, po analizie konkretnego kraju, rodzaju pisma, odbiorców i wymaganego sposobu doręczenia. Kanały papierowe i elektroniczne różnią się między państwami, dlatego zakres ustalamy osobno przed uruchomieniem procesu.
Czy obsługujecie również zwroty biletów?
Możemy przyjmować zgłoszenia i dokumenty, rejestrować status, sprawdzać kompletność według instrukcji i przekazywać sprawę do właściwej organizacji. Decyzja o uznaniu zwrotu oraz rozliczenie pozostają po stronie wystawcy biletu.
Jak raportowane są niedoręczenia i reklamacje?
Łączymy zwróconą przesyłkę z identyfikatorem nadania lub sprawy, zapisujemy dostępny powód zwrotu i przekazujemy wyjątek do dalszej obsługi. Zakres raportu, reklamacji do operatora i monitorowania odpowiedzi ustalamy z klientem.