Outsourcing-Anbieter auswählen: Due Diligence, SLA und Exit-Plan

Sicherheit und Referenzen prüfen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Volumen, Versandarten, Fristen, Rollen, eingesetzte Systeme und heute verwendete Nachweise. Erst diese Daten zeigen, wo tatsächlich Aufwand und Risiko entstehen.

SLA, Reporting und Eskalationen festlegen

Legen Sie für jeden Schritt fest, wer Daten bereitstellt, wer die Produktion freigibt, welche Qualitätskontrolle gilt und wie Abweichungen eskaliert werden. Messbare Kriterien verhindern Interpretationsspielraum.

Datenrückgabe und Exit-Plan vereinbaren

Ein guter Prozess endet nicht mit der Übergabe an die Post. Status, Einlieferungsnachweise, Rückläufer und Kosten müssen dem richtigen Auftrag zugeordnet und für berechtigte Personen verfügbar sein.

Praktische Checkliste

• Verantwortliche Person und Vertretung benennen
• Datenquellen und Freigaberegeln dokumentieren
• Qualitätskontrollen und Stichproben festlegen
• Berichte, Nachweise und Aufbewahrungsfristen definieren
• Testlauf durchführen und Ergebnisse auswerten

Fazit

Outsourcing schafft dann den größten Nutzen, wenn nicht nur einzelne Tätigkeiten, sondern der gesamte Informationsfluss klar beschrieben ist. So werden Zeitersparnis, Sicherheit und Transparenz im Alltag messbar.