Kody OMR i 2D w wysyłce masowej: jak kontrolować kopertowanie

Najpierw ustal, co kod ma sterować

OMR odczytuje układ krótkich znaczników optycznych, a kody 1D lub 2D mogą przenosić więcej informacji. W zależności od konfiguracji służą między innymi do wskazania początku i końca kompletu, liczby stron, doboru wkładki albo identyfikacji przesyłki. Funkcję kodu trzeba opisać przed generowaniem dokumentów, aby dane, druk i kopertowanie korzystały z tej samej reguły.

Nie traktuj kodu jak ozdoby na marginesie

Czytnik musi znaleźć znak w przewidywalnym miejscu i z odpowiednim kontrastem. Strefa wokół kodu powinna pozostać wolna od tekstu, linii, tła i elementów graficznych. Oficjalne wytyczne Quadient dla kodów 2D wskazują na potrzebę zachowania strefy ciszy zależnej od rodzaju kodu i wielkości modułu. Dlatego położenie, rozmiar i margines bezpieczeństwa należy zatwierdzić na próbce z docelowego urządzenia.

Połącz kod z granicą dokumentu

Największe ryzyko nie polega na tym, że kod w ogóle się nie wydrukuje, lecz że zostanie przypisany do niewłaściwej strony. Generator powinien tworzyć komplety według jednoznacznej reguły, a kontrola danych powinna porównać liczbę rekordów, dokumentów i stron. Dopiero potem można wydrukować partię i przekazać ją do kopertowania.

Sprawdź rekordy krótkie, długie i z wkładkami

Próba powinna obejmować przesyłkę jednostronicową, wielostronicową, komplet z wkładką oraz rekord o maksymalnej liczbie stron dopuszczonej w zleceniu. Warto sprawdzić początek, środek i koniec pliku. Sam poprawny odczyt pierwszej koperty nie potwierdza jeszcze, że reguła działa dla wszystkich wariantów.

Ustal reakcję na nieczytelny kod

Proces powinien z góry określać, co dzieje się po braku odczytu, podwójnym pobraniu albo niezgodnej liczbie arkuszy. Bezpieczny wariant zatrzymuje lub odkłada przesyłkę do kontrolowanej ścieżki wyjątków. Dokumentu nie należy ręcznie dołączać poza rejestrem, bo znika wtedy powiązanie między rekordem, dodrukiem i ostateczną kopertą.

Uzgodnij produkcję po zakończeniu partii

Raport powinien zestawiać liczbę rekordów wejściowych, poprawnie przygotowanych przesyłek, wyjątków, braków, odpadów i kontrolowanych dodruków. Systemy do kopertowania dostępne na rynku oferują odczyt OMR, kodów kreskowych i 2D, a wybrane konfiguracje także rejestrowanie przebiegu lub przetwarzanie plikowe. Zakres raportu trzeba jednak uzgodnić dla konkretnego zlecenia i urządzenia.

Kod nie zastępuje kontroli prywatności

Nawet poprawnie odczytany znacznik nie potwierdza, że do koperty trafił właściwy dokument z właściwymi danymi, jeśli plik źródłowy był błędny. Potrzebne są więc również kontrole wejścia, próbka kompletów, ochrona danych, zasada ograniczonego dostępu i rozliczenie wyjątków. Kod jest częścią mechanizmu kontroli, a nie jego jedynym elementem.

BackOffice Outsourcing może przejąć cały przebieg wysyłki

BackOffice Outsourcing realizuje przygotowanie danych, personalizację, wydruk, składanie, kopertowanie, kontrolę partii i przekazanie korespondencji do wysyłki. Dla zlecenia ustalamy warianty dokumentów, zasady próby, sposób obsługi wyjątków i raport końcowy. Dzięki temu klient przekazuje jeden uporządkowany proces zamiast koordynować osobno pliki, druk i konfekcjonowanie.

Źródła

• Quadient — DS-1200 G4i: odczyt OMR, OCR oraz kodów 1D i 2D
• Quadient — Reading Reference Guide: zasady strefy wolnej dla kodów 2D
• BlueCrest — Evolution Inserter: OMR, kody kreskowe, 2D i OCR
• Pitney Bowes — Relay Integrity Express: kompletowanie dokumentów z kodami 2D

FAQ