RGPD
Actuando de conformidad con el art. 13 apartado 1 y apartado 2 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos, denominado RGPD), nos gustaría informarle que Backoffice Outsourcing Sp. z o. o. y empresas pertenecientes al Grupo presenta la Política de Privacidad, en particular en lo que respecta a sus derechos en materia de protección de datos personales.
Esta Política de Privacidad contiene información relativa al procesamiento de datos personales de nuestros clientes actuales, así como de clientes potenciales.
Se discutirán los siguientes puntos:
- quién es el responsable del tratamiento de datos personales,
- cómo y qué datos se obtienen de los Usuarios,
- cuál es la finalidad de la obtención y tratamiento de datos personales, base legal para el tratamiento de datos personales,
- cuáles son los principios y alcance del procesamiento de datos personales, en particular su divulgación a otras entidades,
- cuáles son los derechos de los Usuarios en relación con el procesamiento de datos personales,
- cuáles son los procedimientos relacionados con la protección y seguridad de los datos personales.
Base jurídica:
Esta Política de Privacidad se aplica a las siguientes disposiciones legales en materia de protección de datos personales de las personas físicas:
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos, en adelante RGPD), en vigor desde el 25 de mayo de 2018.
- nuevas disposiciones de la legislación polaca.
Datos del Administrador de Datos Personales
De conformidad con el art. 13 apartado 1 y apartado 2 del reglamento general de protección de datos personales de 27 de abril de 2016, le informamos que el administrador es:
Subcontratación de backoffice sp. z o. o. y empresas pertenecientes al Grupo con domicilio social en Varsovia, en Al. Estados Unidos 72/12, 04-036 Warszawa (los datos detallados de las empresas del Grupo se pueden encontrar en la pestaña "Datos de registro" en el enlace https://backofficeoutsourcing.eu/dane-zdrowie/.
El administrador podrá ser contactado por correo tradicional o electrónicamente en la siguiente dirección de correo electrónico: cok@backofficeoutsourcing.de(detalles indicados a continuación).
Datos del Inspector de Datos Personales
El Inspector de sus Datos Personales es:
Robert Kütz, Al. Estados Unidos 72/12, 04-036 Varsovia.
Se podrá contactar con el inspector por correo tradicional o electrónicamente a la siguiente dirección de correo electrónico: cok@backofficeoutsourcing.de.
Finalidades del tratamiento de datos personales y base legal para el tratamiento
Subcontratación de backoffice sp. z o. o. y las empresas del Grupo recopilan datos personales sólo para fines específicos, explícitos y legales. Los datos personales en cuestión pueden incluir sus datos de identificación: nombre, apellido, razón social, datos de contacto, es decir, dirección de correo electrónico, número de teléfono y, en los casos requeridos por la ley, número PESEL y número de documento de identidad.
Sus datos personales pueden provenir de muchas fuentes, incluso basadas en su consentimiento o de fuentes disponibles públicamente.
Los datos personales también se obtienen proporcionándolos durante nuestras campañas de correo electrónico, así como manualmente en relación con el suministro de datos durante la cooperación en curso.
En la primera etapa del procedimiento, el Administrador procesa datos personales, que es una dirección de correo electrónico obtenida de fuentes disponibles públicamente (incluido el Registro Judicial Nacional, CEIDG, recursos de Internet), y después de recibir la notificación, procesa datos personales únicamente con el fin de presentarle una oferta comercial relacionada con la subcontratación de correspondencia y otras actividades de back office, después de un análisis cuantitativo previo realizado sobre la base de una encuesta completada voluntariamente. Luego, los datos personales obtenidos durante el contacto con el Cliente se procesan únicamente con el fin de implementar el acuerdo de cooperación celebrado y, sobre todo, realizar la correspondencia comercial.
La finalidad del procesamiento de datos es principalmente enviarle una solicitud de cotización y luego una oferta comercial específica sobre la subcontratación de la correspondencia y otras actividades de back office y, si se acepta, la ejecución del contrato.
Los datos personales se procesan sobre la base del consentimiento expresado por el Usuario y en los casos en que la ley autoriza al Administrador a procesar datos personales en base a una disposición legal específica o para ejecutar el contrato celebrado entre las partes.
Base legal para el tratamiento de datos personales:
- 6 párr. 1 letra b GDPR**, que establece que el procesamiento de datos personales está permitido en la medida en que sea necesario para ejecutar el contrato o sea necesario tomar medidas a solicitud del interesado antes de celebrar el contrato;
- 6 párr. 1 letra c GDPR*, que establece que el tratamiento es necesario para cumplir con la obligación legal impuesta al administrador. (por ejemplo, para emitir y almacenar facturas);
- 6 seg. 1 letra f GDPR**, que establece que el procesamiento de datos es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el administrador. El interés legítimo de Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. z o. o. y empresas pertenecientes al Grupo es procesar datos personales, como direcciones de correo electrónico, con fines de marketing directo e información, enviando una consulta con una solicitud de contacto y luego presentando una oferta comercial sobre la subcontratación de correspondencia y otras actividades de back office;
- Arte. 6(1) 1 letra a del RGPD, que establece que el interesado ha dado su consentimiento para el procesamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos.
Información sobre la exigencia o voluntariedad del suministro de datos y las consecuencias de no facilitarlos
En cuanto al tratamiento de datos personales para las finalidades mencionadas en el párrafo anterior (artículo 6.1.c) del RGPD), la obligación de facilitar datos es un requisito legal. A su vez, en el caso del procesamiento de datos para los fines mencionados en el punto 2** (Art. 6(1)(b) del RGPD) y 3** (Art. 6(1)(f) del RGPD), la obligación de proporcionar datos es un requisito contractual: proporcionar datos personales para todos los fines mencionados anteriormente es voluntario, pero es necesario para celebrar y ejecutar el contrato con el Administrador.
Consecuencias de no facilitar datos personales
- negativa a celebrar un contrato o presentar una oferta;
- la posibilidad de solicitar una compensación o nuestra negativa a prestar servicios;
- pérdida del derecho a la cobertura del seguro;
- consecuencias negativas ante las autoridades estatales en forma de sanciones administrativas, etc.
Plazo de conservación de los datos personales
Subcontratación de backoffice sp. z o. o. y empresas pertenecientes al Grupo almacenan datos personales:
- con el fin de celebrar un contrato, lo almacenamos durante el período de negociación del contrato y hasta el final del año calendario siguiente al año en el que usted se puso en contacto con nosotros por última vez con respecto a su celebración;
- en relación con la celebración del contrato, procesamos hasta el final del período de tramitación de posibles reclamaciones en virtud del contrato, y en cada caso durante el período requerido por la ley hasta el final del período de tramitación de posibles reclamaciones en virtud del contrato, por ejemplo: De conformidad con el art. 74 de la Ley de Contabilidad indican que los libros y documentos contables deben conservarse durante un período de al menos cinco años a partir del inicio del siguiente ejercicio financiero;
- para cumplir con las obligaciones legales del Administrador - hasta que expiren las obligaciones derivadas de la ley;
- documentos de liquidación Libros y documentos relacionados con su mantenimiento hasta el vencimiento del plazo de prescripción de la obligación tributaria, salvo que las leyes tributarias dispongan lo contrario.
Derechos de los usuarios en relación con el tratamiento de datos personales
En relación con el procesamiento de sus datos personales, tiene los siguientes derechos:
- solicitar al Administrador acceso a sus datos personales, es decir, obtener información sobre el propósito y el método de procesamiento de datos personales;
- solicitar que el Administrador rectifique sus datos personales, es decir, corregir los datos personales cuando sean incorrectos o hayan cambiado;
- solicitar que el Administrador restrinja el procesamiento de sus datos personales;
- solicitar al Administrador que elimine sus datos personales ("derecho al olvido"), es decir, que elimine los datos que se procesan sin una base legal legítima;
- el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales;
- el derecho a transferir datos, es decir, obtener los datos personales que nos ha proporcionado o indicar otro administrador a quien debemos transferir los datos;
- el derecho a presentar una queja ante la autoridad de control: el Inspector General de Protección de Datos, y después de cambios en la legislación, al Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales;
- en caso de dar consentimiento voluntario al tratamiento de datos personales de conformidad con el art. 6 sección 1 letra a GDPR, usted tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento enviando un correo electrónico a la dirección del Administrador, lo que no afecta la licitud del procesamiento basado en el consentimiento antes de su retiro.
Puede ejercer los derechos anteriores contactando con el Administrador en la dirección de correo electrónico: cok@backofficeoutsourcing.de, o contacto escrito vía correo tradicional.
Además, si el procesamiento que realizamos viola las disposiciones del GDPR de manera justificada, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de control, es decir, el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales - PUODO.
Información sobre la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles
Como parte del procesamiento de los datos personales de los Usuarios, sus datos personales no están sujetos a la toma de decisiones automatizadas y no están sujetos a la elaboración de perfiles a que se refiere el art. 22 apartados 1 y 4 del RGPD. Sin embargo, nos reservamos el derecho de procesar datos de forma automatizada, incluso en forma de elaboración de perfiles, sobre los cuales informaremos a nuestros usuarios.
Compartir datos personales con otras entidades
Sus datos personales generalmente no se pondrán a disposición de terceros. Sólo con su consentimiento, los datos personales podrán ponerse a disposición de las entidades indicadas en los consentimientos, dependiendo del contenido del consentimiento para procesarlos y compartirlos. Además, los transferiremos a terceros solo si existe una base legal para ello, por ejemplo:
- subcontratistas, es decir, entidades que utilizamos para procesarlos;
- despachos de abogados, que incluyen, entre otros, despachos de asesores jurídicos, abogados, síndicos, notarios, despachos de contabilidad;
- órganos de la administración del Estado y entidades que ejerzan la potestad pública como parte de las obligaciones impuestas por la ley;
- a compradores de cuentas por cobrar;
- Oficinas de Información Económica, entre ellas: Oficina de Información Económica InfoMonitor S.A. y Oficina de Información Económica del Registro Nacional de Deuda S.A.;
- entidades que realicen actividades postales, de mensajería o de imprenta;
- auditores;
- a las autoridades reguladoras;
- entidades que nos apoyan en nuestras actividades en nuestro nombre, en particular proveedores de sistemas externos que respaldan nuestras actividades, p. soporte de TI;
- alojamiento;
- a bancos;
- si es necesario realizar liquidaciones, ante autoridades estatales u otras entidades autorizadas por la ley, para cumplir con nuestras obligaciones (Oficina de Impuestos, KAS, PIP, ZUS, PFRON, GUS).
Principios del tratamiento de datos personales y procedimientos relacionados con la protección y seguridad de los datos personales
Como parte del tratamiento de sus datos personales, Backoffice Outsourcing Sp.c. z o. o. y empresas pertenecientes al Grupo, teniendo en cuenta lo dispuesto en el art. 5 GDPR, concede importancia a garantizar que estos datos sean tratados de forma segura, fiable, lícita y transparente para el Usuario ("licitud, fiabilidad y transparencia").
Seguimos el principio de minimización de datos, es decir, recopilamos datos personales solo en la medida mínima necesaria para lograr los fines para los cuales se recopilan (“minimización de datos”).
Las finalidades de la recogida de sus datos personales están claramente definidas y basadas en disposiciones legales. No procesamos datos de una manera que sea incompatible con estos fines ("limitación de propósito").
También nos aseguramos de que los datos personales estén actualizados y sean correctos y respondamos con prontitud a las solicitudes de corrección o actualización de datos ("exactitud").
Toda la información que constituye datos personales es tratada de forma confidencial y está protegida contra la divulgación accidental a terceros ("integridad y confidencialidad").
Para garantizar la seguridad de sus datos procesados, hacemos todo lo posible para proporcionar todos los medios para proteger los datos personales.
Para garantizar la seguridad de los datos que nos confían, hemos desarrollado procedimientos y recomendaciones internos para evitar que los datos se pongan a disposición de personas no autorizadas. Controlamos su implementación y verificamos constantemente su cumplimiento con los actos legales pertinentes.
Operador postal
Subcontratación de backoffice sp. z o. o. es un operador postal en el sentido del art. 3 punto 12 de la Ley de 23 de noviembre de 2012, Ley Postal, es decir, un empresario autorizado para realizar actividades postales sobre la base de su inscripción en el registro de operadores postales. De conformidad con lo dispuesto en el art. 42 supra de la Ley, la información o los datos cubiertos por el secreto postal podrán recopilarse, registrarse, almacenarse, procesarse, modificarse, eliminarse o ponerse a disposición sólo cuando estas actividades se refieran al servicio postal prestado o sean necesarias para su ejecución o disposiciones separadas dispongan lo contrario.
Subcontratación de backoffice sp. z o. o., al momento de facilitarle datos personales con la finalidad de prestarle el servicio, pasa a ser el administrador de estos datos.
Solo si el Operador Postal no proporciona servicios postales, sino otros servicios, la transferencia de los datos personales del destinatario (u otra entidad) a esta entidad debe realizarse sobre la base de un acuerdo que encomienda el procesamiento de datos personales para el propósito y alcance previstos en este acuerdo. Sólo entonces el operador postal tendrá la condición de encargado del tratamiento (entidad encargada del tratamiento de datos personales), y no de responsable del tratamiento (como será el caso en el caso de la obtención de datos personales durante la prestación de servicios postales).
Base jurídica:
Ley de 19 de septiembre de 2019 de protección de datos personales ( texto único: DO Leyes de 2019, artículo 1461).
Ley de 23 de noviembre de 2012 – Ley Postal ( monotexto: DO de 2020, puntos 1041, 2320).
Acuerdo de encomienda
Como regla general, sólo el responsable del tratamiento de datos personales podrá tratar los datos personales bajo su gestión. Si quiere ponerlos a disposición de otras entidades, normalmente deberá celebrar con ellas un acuerdo para confiar el tratamiento de datos personales.
correo electrónico: cok@backofficeoutsourcing.de
Dirección: Inspector de Protección de Datos Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. z o. o. Robert Kutz, Al. Estados Unidos 72/12, 04-036 Varsovia.