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Versión 2026-10-21 / v115. Estas condiciones se facilitan antes de realizar nuevos pedidos en el panel.
El prestador del servicio es Backoffice Outsourcing sp. z o.o., al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa, NIP 1132867570, KRS 0000470010. El panel está destinado a la colaboración con empresas conforme a los reglamentos aplicables. Quien realiza el pedido facilita datos veraces y confirma su autorización para actuar en nombre de la empresa. El acceso al correo electrónico corporativo no sustituye la verificación de dicha autorización.
Este documento recoge las reglas completas del panel, los pedidos al mensajero, la preparación y gestión de correspondencia, los pagos, las cancelaciones, los reembolsos y las reclamaciones. Se aplica a pedidos de este panel en relaciones profesionales B2B y no regula la venta de todos los demás productos y servicios de BackOffice.
Prevalece el contrato individual firmado dentro de su ámbito, seguido de las condiciones aceptadas del pedido y este reglamento. Los reglamentos separados de Archivos mantienen su propio ámbito. No es necesario combinar sus textos para consultar las reglas de recogida de este panel. Las condiciones del transportista y del operador postal se aplican a su servicio cuando se faciliten antes del pedido y conforme a la ley. No se modifican retroactivamente pedidos anteriores ni contratos firmados.
Tras seleccionar el lugar y el tipo de servicio, el panel presenta las fechas disponibles para esa dirección. La recogida estándar se solicita para un día laborable disponible indicado en el formulario. Rige la fecha concreta elegida y aceptada en el pedido; la oferta no garantiza cualquier día ni un horario fijo.
La recogida en el mismo día se ofrece exclusivamente en la tarifa Prime Time, en Varsovia y fuera de ella, si la consulta de el mensajero confirma la disponibilidad para la dirección. Sin contrato permanente cuesta 129 PLN netos, independientemente de la ciudad, más IVA y servicios adicionales elegidos. Los clientes con contrato pagan el precio acordado. Si el mensajero ya no acepta recogidas hoy, el panel propone una fecha estándar disponible y recalcula el precio antes de confirmar y pagar.
No se garantizan horas de recogida antes de solicitar al mensajero. Solo tras aceptar el encargo al mensajero facilita una franja orientativa para la dirección y el día concretos. Se muestra en el pedido y en el correo con las etiquetas. Es una previsión del transportista, no una hora garantizada de llegada. Cualquier franja preliminar mostrada antes en el panel es únicamente un plan. No se promete una única franja igual para todas las direcciones. La disponibilidad se vuelve a comprobar al tramitar el encargo con el mensajero; crear el pedido en el panel no confirma por sí solo que el transportista haya aceptado el desplazamiento.
Para un pedido estándar en una fecha posterior disponible, el panel guarda la fecha y prepara el encargo al mensajero el día natural anterior a la recogida, una vez confirmado el pago o la liquidación contractual. Hasta entonces muestra la fecha prevista de tramitación. Las etiquetas están disponibles tras la confirmación del mensajero. Los pedidos cancelados no se remiten para su ejecución.
El formulario permite indicar instrucciones opcionales para el mensajero sobre el lugar exacto donde estará el sobre, por ejemplo, en recepción o con una persona de contacto. El campo admite hasta 50 caracteres. Enviamos estas instrucciones al mensajero al solicitar el mensajero; no sustituyen una dirección correcta ni la coordinación del acceso al lugar de recogida.
El cliente elige una de dos modalidades. El alcance, los conceptos de coste, el IVA y el importe bruto total se muestran antes de confirmar el pedido. Los precios indicados a continuación son netos. El contrato individual firmado prevalece respecto de los precios y las condiciones de liquidación acordados.
El cliente introduce cada carta en un sobre independiente, dirigido e identificado según el punto 14, e indica por separado las cantidades de cartas ordinarias, certificadas y certificadas con acuse de recibo (ZPO). Una misma carta no debe contarse en dos categorías.
BackOffice recoge, clasifica y gestiona la correspondencia, prepara los documentos de admisión y deposita las cartas en Correos. Los listados, libros de admisión, gestión ZPO y demás tareas se realizan dentro del alcance contratado. El cliente no necesita sellos propios ni un contrato de franqueo concertado.
La liquidación incluye recogida, gestión contratada, depósito postal, documentos y franqueo. La impresión del listado de cartas ordinarias y del libro de admisión de certificadas se cobra por separado, por cada listado o libro independientemente de las páginas. El depósito y la devolución electrónica de documentos se cobran por pedido; las demás tareas dependen de las cantidades y la tarifa. La devolución de originales es una opción adicional del formulario.
La proforma es una estimación pendiente de liquidación, no una factura de IVA. La estimación del franqueo utiliza el formato nacional S e incluye un recargo de combustible del 10% del franqueo. Determinados los costes reales, se devuelve el exceso o se indica el saldo pendiente. El cliente responde de las cantidades, tipos e identificaciones correctos.
El cliente entrega envíos completamente preparados para su admisión y todos los documentos de admisión correctamente cumplimentados. BackOffice recoge la correspondencia preparada y la deposita en Correos. La modalidad no incluye la gestión de las cartas ni la preparación de documentos por BackOffice. No se indica el número de cartas en el formulario.
Para pedir el servicio, el cliente debe elegir y confirmar en el formulario una de las dos formas de pago del franqueo:
Con cualquiera de las dos formas de franqueo, el cliente debe confirmar por separado que ha preparado todos los documentos de admisión exigidos para esos tipos de envío y que están correctamente cumplimentados. Sin elegir el franqueo, confirmar los documentos o indicar el número obligatorio, no se puede pedir esta modalidad. Quien no cumpla estas condiciones debe elegir la modalidad con gestión e indicar las cantidades de cartas.
El cliente liquida el franqueo directamente con Poczta Polska. Los sellos se pagan al comprarlos; Poczta Polska cobra el franqueo concertado según el contrato del cliente. BackOffice no añade estos gastos de franqueo ni los conceptos de gestión o devolución electrónica de documentos de la modalidad 1.
El precio de BackOffice incluye la recogida según el lugar y tipo elegidos más 7,90 PLN netos por el servicio de depósito en Correos, independientemente de la cantidad de cartas. Este servicio es distinto del franqueo liquidado con Poczta Polska. El cliente puede elegir la devolución de documentos por mensajero: se cobra un trayecto adicional al precio de la recogida inicial, sin añadir 9,90 PLN por devolución de originales. Si no elige devolución, no se solicita ni cobra un segundo trayecto.
Las dos modalidades y los saldos adicionales del panel se pagan exclusivamente online mediante Stripe, en PLN. El panel no acepta transferencias bancarias tradicionales. El pago se confirma mediante un estado de transacción Stripe correctamente verificado; volver al panel por sí solo no lo confirma. No esperamos al posterior abono de Stripe en la cuenta bancaria de BackOffice. La realización exige pago confirmado o liquidación conforme a un contrato individual firmado. La proforma es una estimación o solicitud de pago, no una factura de IVA. Su plazo indicado es de 3 días; cuando se exige anticipo, ese plazo no sustituye el pago previo a solicitar al mensajero.
La factura del servicio recoge los trabajos realmente realizados y su liquidación final, teniendo en cuenta los pagos recibidos. Si pago y ejecución se producen en el mismo mes, por regla general no se emite una factura de anticipo separada, dentro de lo permitido por la ley polaca del IVA. Se mantienen las obligaciones legales de emitir facturas de anticipo o rectificativas cuando correspondan. Un pedido, un pago o una proforma antigua no justifican facturar una recogida no realizada.
Si no se ha realizado la recogida y no queda importe adeudado, no se emite factura del servicio ni nota de cargo por esa recogida. El reembolso justificado de costes de naturaleza indemnizatoria fuera del IVA se documenta mediante nota; esta no sustituye la factura por servicios realmente prestados ni una rectificativa obligatoria. Los documentos se facilitan al cliente y a contabilidad en e@faktury.waw.pl. Las facturas se transmiten mediante KSeF cuando la ley lo exige. Las proformas y notas no son facturas estructuradas de IVA.
Los clientes con contrato mantienen la liquidación acordada individualmente, sin anticipos por cada pedido si así se ha pactado.
Una recogida puntual gestionada exclusivamente por el mensajero se cancela desde el pedido del panel o mediante el botón del correo con las etiquetas. La cancelación del desplazamiento ya solicitado es efectiva tras la confirmación del mensajero; abrir el enlace no cancela al mensajero. Si el mensajero ya no permite cancelarlo, el panel no confirma la cancelación. En ese caso, contacte con logística.
No cobramos un desplazamiento no realizado si el mensajero confirma su cancelación antes de la recogida. Tampoco lo cobramos cuando el pedido aún no se ha enviado al mensajero y se cancela antes del inicio de la franja reservada. Esto no implica que sean gratuitos los trabajos ya realizados.
Si la cancelación llega tarde y ya se ha efectuado el desplazamiento o la recogida, o existe un coste justificado e irreversible del transportista conforme a las condiciones aceptadas, el importe correspondiente se liquida. No se cobran trabajos de gestión no realizados ni franqueo no incurrido. El coste debe corresponder al pedido concreto y no basarse únicamente en un estado erróneo de “cancelación tardía”. Los costes de pago son independientes y se regulan en el punto 9.
Los calendarios periódicos siguen el plazo del contrato firmado o, salvo acuerdo distinto, las 10:00 del día anterior. Las nuevas reglas de recogidas puntuales del mensajero no modifican retroactivamente pedidos anteriores ni contratos individuales.
Una recogida realmente realizada sigue siendo de pago. La devolución por mensajero de cartas ya recogidas, antes de su envío postal, requiere solicitud separada y aceptación del precio del segundo trayecto. Después del envío postal no se solicita esa devolución en el panel.
El pedido recoge los datos del cliente, el alcance y precio elegidos, la aceptación de las condiciones y las declaraciones y confirmaciones exigidas. Los justificantes y documentos se facilitan en el panel o por correo electrónico. El cliente puede guardar el reglamento o imprimirlo en PDF antes de pedir. Se aplica la versión aceptada al realizar el pedido, conforme al punto 16. El retraso en el pago se trata según las facultades previstas por el contrato y la legislación aplicable.
El cliente autoriza a Backoffice Outsourcing sp. z o.o. a consultar información económica sobre su empresa en Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A. y Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. La consulta sirve para evaluar la solvencia y el riesgo de colaboración, especialmente cuando se aplaza el pago. Se realiza exclusivamente dentro de los límites permitidos por la normativa y las reglas de la entidad correspondiente. Si una consulta requiere una autorización independiente, la obtenemos antes de realizarla; aceptar estas condiciones no la sustituye.
Los costes de gestión del pago son independientes del precio del desplazamiento. Cualquier deducción por el operador de pagos debe tener una base legal separada, corresponder a costes realmente incurridos y no recuperados, y haberse comunicado antes de que el cliente quedase vinculado por las condiciones correspondientes. No se repercuten cargos prohibidos para el método de pago. Que Stripe retenga su comisión a BackOffice no crea automáticamente un crédito frente al cliente.
La liquidación muestra por separado el pago confirmado, los trabajos realizados, cada deducción permitida con su fundamento y el importe a devolver. Sin fundamento válido para deducir, se devuelve íntegramente el importe debido. No se introducen cargos retroactivos ni se deduce dos veces el mismo coste. Se mantienen los derechos legales imperativos y la responsabilidad de BackOffice por incumplimiento.
Los pagos online se gestionan mediante Stripe, incluidas Stripe Payments Europe, Limited y Stripe Technology Europe, Limited (Irlanda), según el alcance de las condiciones de Stripe para Polonia. BackOffice sigue siendo el prestador del servicio y la parte responsable de la liquidación del pedido.
Enviamos a Stripe el correo electrónico del pagador, identificador y referencia del pedido, importe, moneda y datos para vincular el pago al pedido o suplemento. Los datos de tarjeta y el código BLIK se introducen directamente en Stripe; BackOffice no recibe el número completo de tarjeta, CVC ni código BLIK. Conservamos identificadores, importes y estados de las transacciones para liquidar, confirmar pagos y tramitar reclamaciones.
BackOffice Outsourcing sp. z o.o. es responsable de los datos del pedido. Las bases son la ejecución del contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD), obligaciones legales (c) e intereses legítimos de seguridad y formulación o defensa de reclamaciones (f). Los datos de representantes de empresas se tratan por el interés legítimo de gestionar la relación comercial (f). Los datos necesarios son obligatorios para utilizar este método.
Según la finalidad, Stripe actúa como encargado o responsable independiente, entre otros fines de seguridad y obligaciones legales. Stripe Technology Company, Limited (Irlanda) participa en el tratamiento fuera de las Américas. Stripe puede utilizar entidades e infraestructura fuera del EEE con mecanismos de transferencia adecuados, como cláusulas contractuales tipo o decisiones de adecuación aplicables. Consulte los detalles, conservación y derechos en la política de Stripe, su centro de privacidad y la información RGPD de BackOffice. BackOffice conserva los datos de liquidación durante los plazos legales y los necesarios para gestionar o defender reclamaciones. Contacto sobre datos y derechos en BackOffice: cok@backofficeoutsourcing.de.
Direcciones completas (se abren en otra pestaña; también puede copiarlas):
Comunique incidencias, cargos duplicados o diferencias de importe a e@faktury.waw.pl, indicando referencia del pedido, fecha, importe y descripción. No envíe datos completos de tarjeta, CVC ni códigos BLIK. Las reclamaciones del servicio se dirigen a bok@backofficeoutsourcing.de. Por regla general se revisan en 14 días, respetando los plazos legales y del proveedor aplicables.
Tras cancelar correctamente una recogida pagada, el sistema calcula el reembolso conforme a los puntos 4, 6 y 9. Si no hay coste de desplazamiento ni otra deducción permitida, se devuelve todo el pago. El reembolso se tramita mediante Stripe al método original. El panel distingue entre importe a devolver, reembolso solicitado y reembolso confirmado por Stripe; tras la confirmación se envía un correo separado. Logística resuelve discrepancias y resultados inciertos sin duplicar devoluciones. La disponibilidad depende también del banco y del método de pago.
El panel ofrece cuentas de empresa, pedidos, fechas y estados de recogida, documentos y comunicaciones del servicio. Requiere un dispositivo con Internet, navegador actualizado compatible con JavaScript y TLS, cookies necesarias y correo electrónico activo. Para imprimir etiquetas se necesita un lector PDF y una impresora.
La cuenta la abre una persona autorizada por la empresa, con datos correctos y la verificación prevista en el panel, incluida la aprobación o invitación de logística. Cada usuario utiliza su propia cuenta. El acceso del cliente requiere contraseña y código de un solo uso enviado al correo de la cuenta.
El usuario protege contraseñas y códigos, actualiza sus datos y comunica inmediatamente cualquier sospecha de acceso indebido. Se prohíben contenidos ilícitos, archivos maliciosos, infracciones de derechos y alteraciones del panel. Las incidencias técnicas se comunican a bok@backofficeoutsourcing.de.
Antes de confirmar, el cliente elige lugar y fecha, tipo de recogida, una modalidad del punto 4 y los extras disponibles. Comprueba dirección, contacto, instrucciones al mensajero, alcance y precio total. En la modalidad 1 indica las cantidades de cada tipo de carta. En la modalidad 2 confirma la forma de franqueo y la preparación de los documentos e introduce el número de franqueo concertado cuando utilice contrato. Puede corregir los datos antes de enviar el formulario.
Confirmar el formulario implica un pedido con obligación de pagar el precio aceptado y los costes correctamente liquidados. BackOffice confirma la aceptación en el panel o por correo. Registrar el pedido, confirmar el pago y aceptar el mensajero el encargo son hechos distintos. Guardar el formulario no confirma la llegada del mensajero.
Cambiar dirección, fecha o alcance después de la aceptación exige confirmar la viabilidad y, si cambia el precio, la conformidad del cliente. La cancelación sigue el punto 6; las fechas y Prime Time se rigen por el punto 3.
En ambas modalidades, el cliente introduce cada carta en un sobre independiente, añade las direcciones legibles del remitente y del destinatario y lo identifica claramente como carta ordinaria, certificada o certificada con acuse de recibo (ZPO - tarjeta amarilla). También indica envío económico o prioritario. Los sobres, identificaciones y datos deben coincidir con el alcance contratado.
En la modalidad 1, BackOffice prepara los documentos de admisión y gestiona ZPO dentro del alcance contratado. En la modalidad 2, el cliente prepara todos los documentos y envíos exigidos, incluidas las tarjetas amarillas ZPO necesarias, de modo que el depósito no requiera gestión de correspondencia por BackOffice. Se aplica el punto 4.2.
El cliente protege las cartas y documentos exigidos en un sobre de mensajería o una caja cerrados. Una vez disponibles, descarga e imprime las dos etiquetas: pega la etiqueta de mensajería por fuera y coloca dentro la etiqueta con el número de pedido. Deja el paquete donde indiquen las instrucciones al mensajero y facilita acceso y contacto.
El cliente responde del direccionamiento correcto, contenido legal y embalaje adecuado para el transporte. No se entregarán objetos prohibidos, peligrosos ni sujetos a permisos especiales sin acuerdo previo. BackOffice contacta con el cliente si una aclaración afecta al alcance o precio.
El mensajero entrega el paquete a BackOffice. En la modalidad 1 gestionamos la correspondencia y preparamos el depósito postal; en la modalidad 2 depositamos los envíos preparados por el cliente. El día de recogida no equivale al día de admisión postal y su confirmación no acredita el depósito de las cartas. Los justificantes e identificadores de envíos registrados se facilitan tras recibirlos del operador, según la modalidad elegida. El punto 4 establece las formas y costes de devolución de documentos.
BackOffice responde de la correcta ejecución de sus propias tareas en el alcance previsto por el contrato y la legislación aplicable. La responsabilidad del mensajero y del operador postal por los servicios que prestan se rige por la normativa aplicable y las condiciones de dichos servicios. No se excluye responsabilidad legalmente irrenunciable. Los retrasos o incumplimientos imputables al cliente se rigen por las normas legales de responsabilidad.
Las reclamaciones del panel, recogida y gestión se envían a bok@backofficeoutsourcing.de; las de liquidaciones y pagos a e@faktury.waw.pl. Deben incluir empresa, pedido, hechos, fecha, solicitud y pruebas disponibles. No se envían contraseñas, códigos de acceso ni datos de tarjeta. La falta de adjuntos no impide reclamar; se podrá solicitar información adicional.
Normalmente respondemos por correo en 14 días, salvo plazo legal distinto. Las reclamaciones de mensajeros u operadores postales siguen el procedimiento aplicable y los justificantes del envío. BackOffice ayuda y reclama dentro de sus facultades o autorización recibida. Reclamar no elimina la obligación de pagar la parte no controvertida correctamente debida.
La correspondencia y la información del cliente son confidenciales. Solo acceden quienes lo necesiten para el servicio o estén autorizados por ley. Tratar datos por cuenta del cliente exige base legal y contrato de encargo cuando corresponda. El punto 10 describe los datos de cuenta y pago.
El cliente puede dejar de utilizar el panel y solicitar el cierre de cuenta en bok@backofficeoutsourcing.de. Cerrar sesión o cuenta no cancela recogidas ni elimina la liquidación de tareas realizadas. La recogida debe cancelarse por separado según el punto 6. Los registros necesarios para liquidaciones y obligaciones legales se conservan el periodo correspondiente.
Cada pedido se rige por la versión facilitada y aceptada al realizarlo. Las nuevas ediciones se aplican a nuevos pedidos; cambiar una relación continuada exige comunicación efectiva y respetar el contrato firmado y la ley. Los errores técnicos de estados o contadores no generan deudas.
Se aplica el derecho polaco. Las partes intentarán una solución amistosa sin limitar el acceso al tribunal competente según la ley. Se mantienen los derechos imperativos, incluida la protección legal de una persona física empresaria cuando corresponda a su contrato. La versión polaca es la principal; las traducciones facilitan las mismas reglas en otros idiomas.