Envío de multas, devolución de billetes y reclamaciones
Unimos la preparación y expedición de correspondencia con el registro de los casos que precisan seguimiento. Trabajamos con los documentos e instrucciones de la institución emisora o la organización responsable de los billetes. Acordamos tareas, justificantes y entregas antes de empezar.
Tres procesos, un circuito claro
Envío de multas
La institución emisora proporciona el contenido y los datos de destinatarios o documentos preparados. Según sus instrucciones organizamos los lotes, imprimimos y ensobramos cuando procede, expedimos las cartas y facilitamos registros y justificantes acordados.
Devolución de billetes
Recibimos solicitudes y documentos por los canales acordados. Registramos la fecha de entrada, el identificador y el estado, comprobamos la documentación según las instrucciones y derivamos cada caso. La organización responsable del billete decide sobre la aceptación y cualquier reembolso.
Reclamaciones y envíos no entregados
Registramos envíos devueltos y solicitudes de reclamación, los vinculamos con la expedición, el billete o el expediente y organizamos los documentos. Según el alcance acordado presentamos reclamaciones postales, seguimos las respuestas e informamos de incidencias.
Organismos y notificaciones en papel en Europa
Nombres oficiales y ejemplos de notificaciones de tráfico o aparcamiento. La lista no es exhaustiva: la autoridad y el canal dependen del país, caso y destinatario. Su mención no implica relación con BackOffice Outsourcing.
Landespolizeidirektionen y las Verwaltungsstrafbehörden competentes
En infracciones de tráfico, la notificación anónima de sanción se envía normalmente al titular registrado. El organismo depende del lugar y del expediente.
Fuente oficialPolizia di Stato - Polizia Stradale y la Polizia Locale competente
Las actas pueden notificarse por correo. Cada vez más documentos de la Polizia Stradale también están disponibles digitalmente mediante SEND; el organismo depende del lugar.
Fuente oficialRigspolitiet - Politiets Administrative Center, Automatisk Trafikkontrol (ATK)
Tras un control automático, el titular recibe una carta de la policía. Las personas exentas de Digital Post reciben correo ordinario en papel.
Fuente oficialPolice Locale - Zone de Police Hesbaye; Service public fédéral Justice (SPF Justice)
La policía local describe cartas con actas de infracción y remite al portal federal de pagos. Hay que confirmar el remitente y el canal de cada expediente.
Fuente oficialGłówny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym (CANARD)
Una multa de control automatizado puede enviarse por correo certificado. La primera carta solicita información; aún no es una multa.
Fuente oficialPolizei Berlin - Bußgeldstelle
Tramita infracciones de tráfico de Berlín. Debe comprobarse el canal de notificación de cada expediente.
Fuente oficialAgence nationale de traitement automatisé des infractions (ANTAI)
Imprime y envía avisos de infracción; parte se notifica por correo postal.
Fuente oficialDirección General de Tráfico (DGT)
Las personas físicas pueden recibir avisos en papel. Desde noviembre de 2022 las personas jurídicas reciben las notificaciones DGT por DEV.
Fuente oficialCentraal Justitieel Incassobureau (CJIB)
El organismo indica que envía cartas relativas a infracciones de tráfico leves y recauda multas públicas.
Fuente oficialKent County Council
Este consejo confirma el envío por correo de primera clase de determinados avisos de sanción de tráfico.
Fuente oficialHablemos de los envíos y las devoluciones
Indica volúmenes, formatos de datos, canales para devolver billetes y alcance de reclamaciones para definir el proceso y los informes.
Del envío a la devolución
Entrega de materiales
Acordamos formatos de datos y documentos y un método seguro de entrega. La institución facilita el contenido de las multas, los destinatarios, las reglas de envío y los responsables de decisiones sobre billetes.
Preparación
Ordenamos los lotes por identificadores acordados, imprimimos y ensobramos cuando procede y contrastamos el número de documentos y envíos con las instrucciones.
Envío y justificantes
Expedimos por el canal acordado, registramos referencias de envíos certificados y entregamos listados y justificantes disponibles.
Recepción de devoluciones de billetes
Asignamos una referencia y estado a cada solicitud, ordenamos los anexos, anotamos datos pendientes y derivamos el caso según las reglas del cliente.
Devoluciones y reclamaciones
Vinculamos envíos no entregados con el registro de expedición, anotamos el motivo disponible y derivamos las incidencias. Presentamos reclamaciones postales cuando corresponde.
Informes
Resumimos volúmenes, estados, justificantes y asuntos pendientes de decisión. Acordamos la entrega de resultados y documentos al cliente.
Visibilidad de estados y documentos
e-COK puede apoyar los registros de correspondencia, justificantes y reclamaciones postales de los servicios activos. Las reglas de recepción y derivación de devoluciones de billetes se acuerdan por separado.
Conoce e-COK
Preguntas frecuentes sobre multas y devoluciones
¿BackOffice Outsourcing impone las multas?
No. La institución autorizada prepara la multa y su contenido. Podemos realizar las tareas operativas acordadas: preparación de lotes, impresión, ensobrado, envío, registro de justificantes, devoluciones y reclamaciones postales.
¿Se pueden enviar multas a destinatarios de toda Europa?
Sí, tras revisar el país, el tipo de notificación, el destinatario y el canal exigido. Los canales en papel y electrónicos varían, por lo que acordamos el proceso antes de iniciarlo.
¿Gestionáis también devoluciones de billetes?
Podemos recibir solicitudes y documentos, registrar el estado, comprobar la documentación según instrucciones y derivar el expediente. La aprobación y el reembolso corresponden al emisor del billete.
¿Cómo se informan los envíos no entregados y las reclamaciones?
Vinculamos cada devolución con su envío o expediente, registramos el motivo disponible y derivamos la incidencia. Acordamos con el cliente los informes, reclamaciones al operador y seguimiento.