Pedido, recepción y factura: conciliación a tres vías en Accounts Payable
La factura coincide con el pedido, pero falta parte de la recepción en el sistema. ¿Se puede pagar? Solo la comparación por líneas y las pruebas correctas permiten distinguir un registro tardío, una entrega parcial y una diferencia real.
En Accounts Payable no basta con que coincidan el número del pedido y el importe total. El control debe relacionar lo pedido, lo realmente recibido y lo facturado por el proveedor. Este modelo trata el control de datos y la gestión de excepciones en el sistema del cliente; no sustituye su política de compras ni sus facultades de aprobación.
1. Defina el nivel de conciliación requerido
La documentación de Oracle distingue la conciliación a dos, tres y cuatro vías. La de dos vías compara pedido y factura. La de tres añade la recepción y la de cuatro también la cantidad aceptada tras la inspección. El nivel requerido debe derivarse de la configuración y las normas del cliente.
No suponga que todas las facturas con pedido siguen el mismo circuito. Los servicios, materiales y compras sujetos a aceptación de calidad pueden tener criterios distintos. Primero identifique el tipo de pedido, las pruebas exigidas y las tolerancias aplicables.
2. Compare líneas, no solo totales
Dos facturas pueden tener el mismo total aunque una línea tenga un precio o una cantidad incorrectos. Las claves de control deben incluir número y línea del pedido, artículo o servicio, unidad de medida, cantidad, precio, moneda e impuesto dentro del alcance del cliente.
Oracle indica que la factura puede asociarse con un pedido, una recepción u otro documento adecuado. En la práctica hay que conservar la relación entre líneas concretas. La coincidencia de las cabeceras no demuestra que cada posición sea correcta.
3. La tolerancia no elimina la causa
La tolerancia ayuda al sistema a decidir si una diferencia requiere bloqueo, pero no debe ocultar errores repetitivos. Registre el tipo de diferencia: precio, cantidad, coste adicional, unidad, moneda, impuesto o recepción ausente.
Ejemplo editorial: se pidieron 100 unidades, se recibieron 80 y se facturaron 100. La diferencia de 20 puede deberse a una entrega parcial, un registro de recepción tardío o una factura prematura. Aumentar la tolerancia no explica ninguna de esas causas.
4. Gestione recepciones parciales y fechas distintas
Compare datos con la misma fecha de corte y separe la cantidad de la última recepción de la acumulada. Una factura puede cubrir varias entregas y una entrega puede respaldar varias facturas. Cada prueba necesita un identificador para evitar contarla dos veces.
SAP describe la conciliación a tres vías como la comprobación de factura, pedido y recepción mediante reglas y tolerancias. Si la recepción aún no está registrada, la línea debe permanecer como excepción hasta aclararla, no marcarse manualmente como conforme sin pruebas.
5. Cierre la causa, no solo el bloqueo
Para cada diferencia registre responsable, plazo, causa, documento pendiente y decisión. Las vías habituales incluyen registrar la recepción por una persona autorizada, obtener una factura corregida, modificar el pedido según el procedimiento o aprobar una excepción.
No libere un bloqueo solo por un mensaje que diga «páguese». Compruebe que se corrigieron los datos de origen y que quien aprueba tiene autoridad. Conserve el estado anterior, la prueba de la decisión y el resultado de la nueva validación.
6. Mida la cola de excepciones
El informe debe mostrar número, antigüedad y valor de las diferencias, además de causa, responsable y fase de investigación. Mida por separado el porcentaje de facturas conciliadas sin excepción y los problemas repetidos por proveedor, unidad o tipo de compra.
BackOffice Outsourcing puede apoyar controles de datos en Accounts Payable según los sistemas, procedimientos y permisos del cliente. Describa su circuito de pedidos, recepciones y facturas para definir el alcance. Consulte también la guía sobre cómo resolver la causa de los bloqueos.
Fuentes y alcance
La documentación de Oracle y SAP se comprobó el 26 de octubre de 2026. Las funciones descritas dependen de los productos y su configuración. El ejemplo numérico, el registro de excepciones y los indicadores son propuestas editoriales que deben acordarse con el propietario del proceso. Esta guía no es una instrucción contable ni una autorización de pago.
Preguntas frecuentes
¿Basta el número de pedido en la factura para aprobarla?
No. Hay que comprobar el nivel de conciliación requerido y las líneas, cantidades, precios y pruebas de recepción.
¿La falta de recepción significa siempre que no hubo entrega?
No. Puede ser un registro tardío o una prueba ausente, pero debe aclararse antes de liberar la factura.
¿Puede aceptarse una diferencia dentro de la tolerancia?
Solo conforme a la configuración y política del cliente. La tolerancia no sustituye el análisis de causas repetitivas.
¿Qué debe incluir un registro de excepciones AP?
Identificadores de factura y línea, tipo y valor de diferencia, responsable, plazo, prueba de decisión y resultado de la nueva validación.
