BackOffice 360°: rozszerzamy zakres usług dla firm

BackOffice Outsourcing od lat wspiera firmy w obsłudze korespondencji, druku, kopertowania i wysyłek. Dziś rozszerzamy ten model o kolejne procesy, które często znajdują się na styku administracji, finansów, obsługi klienta i codziennych operacji. Powstał BackOffice 360° - możliwość powierzenia jednemu partnerowi pojedynczego zadania, większego fragmentu procesu albo skoordynowanego zestawu usług.

Rozszerzenie nie zmienia zasady, na której opieramy współpracę: zakres, odpowiedzialność, terminy, dane wejściowe i sposób raportowania ustalamy przed uruchomieniem. Klient może zacząć od jednego obszaru i rozwijać współpracę wraz ze wzrostem wolumenu lub pojawieniem się nowych potrzeb.

Dwanaście obszarów wsparcia BackOffice 360°

Korespondencja i dokumenty

Obsługujemy pocztę codzienną, korespondencję seryjną i masową, obieg dokumentów oraz e-COK. Zakres może obejmować odbiór, rejestrację, skanowanie, przekazanie do właściwej osoby, kontrolę terminów, raportowanie i archiwizację uzgodnionych danych.

Produkcja, druk i wysyłka

Przygotowujemy dane, personalizujemy dokumenty, drukujemy, składamy i kopertujemy materiały, a następnie przekazujemy je do wysyłki. Uzupełnieniem są koperty firmowe oraz poligrafia dla firm, dzięki czemu materiały operacyjne i wizerunkowe mogą powstawać w jednym uporządkowanym procesie.

Finanse i należności

Nowy zakres obejmuje Credit Controlling: monitoring należności i terminów, Aging Report, analizę ryzyka kontrahentów, windykację miękką i uzgodnione KPI. Wspieramy także procesy finansowo-księgowe, między innymi Accounts Payable, Record to Report, uzgodnienia, zamknięcie miesiąca, Inventory i Cost Accounting, kontrole oraz dokumentację procesową. Czynności wykonujemy w uzgodnionym zakresie i w systemach klienta.

Administracja, BPO i elastyczne zespoły

Możemy przejąć powtarzalne zadania administracyjne, pracę z danymi, rejestry, kontrolę terminów i przygotowanie raportów. Zapewniamy również zespoły oraz wsparcie projektowe na okres stały, sezonowy lub związany z konkretnym wdrożeniem. Osobnym obszarem jest obsługa mandatów, zwrotów biletów i reklamacji pocztowych - od przygotowania wysyłki po kontrolę zwrotów i spraw wymagających wyjaśnienia.

Rozwiązania cyfrowe

Projektujemy i publikujemy strony internetowe dla firm, uwzględniając wersję mobilną, podstawy SEO i spójne przedstawienie oferty. To naturalne uzupełnienie zaplecza operacyjnego dla organizacji, które chcą jednocześnie uporządkować procesy i komunikację z rynkiem.

Jedna usługa albo połączony proces

BackOffice 360° nie oznacza konieczności kupowania całego pakietu. Firma może zlecić wyłącznie druk i wysyłkę, sam monitoring należności albo czasowe wsparcie administracyjne. Większą wartość często przynosi jednak połączenie kolejnych etapów - na przykład rejestracji dokumentu, obsługi w e-COK, wykonania czynności administracyjnej, przygotowania korespondencji i raportu końcowego.

Takie podejście ogranicza liczbę punktów przekazania, ułatwia ustalenie jednego standardu i daje czytelniejszą odpowiedzialność za wynik. Przed startem opisujemy przebieg, wyjątki, właścicieli decyzji, sposób wymiany danych, wymagane zabezpieczenia oraz mierniki jakości.

Jak sprawdzić, od czego zacząć

1. Wskaż zadania, które regularnie zabierają czas zespołom specjalistycznym.
2. Określ wolumen, sezonowość, terminy i najczęstsze wyjątki.
3. Porównaj pełny koszt pracy wewnętrznej z kosztem usługi, a nie tylko stawkę godzinową.
4. Wybierz jeden mierzalny zakres do pilotażu.
5. Po okresie próbnym zdecyduj, które etapy warto połączyć.

Pełny zakres znajduje się na stronie głównej BackOffice Outsourcing. Możesz także sprawdzić kalkulator korzyści lub skontaktować się z nami, aby wspólnie wybrać proces odpowiedni do bezpiecznego i mierzalnego startu.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba zlecić cały pakiet BackOffice 360°?

Nie. Można wybrać jedną usługę, kilka powiązanych etapów albo pełniejszy proces. Zakres może być rozszerzany po pilotażu.

Czy nowe usługi są realizowane w systemach klienta?

Tam, gdzie wymaga tego proces, czynności mogą być wykonywane w uzgodnionych systemach klienta, zgodnie z nadanymi uprawnieniami i procedurami.

Jak wybrać pierwszy proces do outsourcingu?

Najlepiej zacząć od zadania powtarzalnego, mierzalnego i dobrze opisanego, które zabiera czas specjalistom lub powoduje spiętrzenia pracy.

Czy zakres może obejmować kilka oddziałów lub języków?

Tak. Po analizie procesu możemy ustalić wspólny standard, role, raportowanie i wymagane warianty językowe dla wielu oddziałów.

← Wróć do wszystkich artykułów