Kompleksowa obsługa dokumentów elektronicznych, poczty wychodzącej i przychodzącej.
Oferujemy naszym klientom pełne wsparcie w zakresie zarządzania korespondencją i dokumentacją, zapewniając profesjonalną obsługę zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej.
Specjalizujemy się w realizacji procesów operacyjnych związanych z:
- obsługą dokumentów elektronicznych – skanowanie, archiwizacja, OCR, e-doręczenia,
- masową wysyłką korespondencji wychodzącej – faktury, wezwania, pisma urzędowe,
- obsługą poczty przychodzącej – rejestracja, digitalizacja, klasyfikacja przesyłek,
- drukiem masowym i personalizowanym – mailingi, broszury, załączniki, listy adresowe,
- integracją systemów z platformami elektronicznego obiegu dokumentów (np. cok.com.pl),
- dystrybucją lokalną i krajową przesyłek tradycyjnych oraz kurierskich.
Działamy zgodnie z normami ISO 9001, ISO/IEC 27001 oraz ISO 22301, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji, ciągłość działania i pełną zgodność z RODO.
Nasza infrastruktura techniczna i operacyjna umożliwia obsługę dużych wolumenów dokumentów i przesyłek, przy zachowaniu pełnej kontroli nad kosztami oraz terminowością realizacji.
Obsługa korespondencji elektronicznej
Usługi główne:
Przyjmowanie, rejestrowanie i przetwarzanie dokumentów elektronicznych w formatach PDF, XML, EDI i innych.
Obsługa faktur elektronicznych (e-faktury), faktur ustrukturyzowanych (KSeF), paragonów elektronicznych, protokołów, raportów, not księgowych i załączników.
Integracja korespondencji z systemami workflow klienta oraz automatyczne przekazywanie danych do ERP (np. SAP, OPTIMA, Comarch, Enova365).
Kategoryzacja treści i klasyfikacja wiadomości (np. zapytania, reklamacje, umowy, faktury, wezwania).
Przypisywanie spraw do właściwych działów lub osób odpowiedzialnych.
Automatyczne nadawanie sygnatur, statusów i priorytetów.
Archiwizacja i dostęp do dokumentów zgodnie z polityką retencji danych klienta.
Usługi dodatkowe:
OCR (Optical Character Recognition) – rozpoznawanie treści ze skanów PDF lub obrazów (TIFF, JPG).
Transkrypcja danych z dokumentów do formatów edytowalnych.
Konsolidacja wiadomości i załączników w ramach jednej sprawy.
Prowadzenie komunikacji e-mailowej z klientami w imieniu klienta (white-label).
Zgłoszenia, powiadomienia i automatyczne przypomnienia o brakujących danych.
Back-office: aktualizacja baz danych, weryfikacja wpisów, kontrola spójności danych.
Obsługa papierowej poczty wychodzącej
Usługi główne:
Generowanie, druk i kompletowanie korespondencji z siedziby klienta lub z centrali BackOffice Outsourcing.
Personalizacja i adresowanie dokumentów (np. faktury, monity, wezwania, pisma urzędowe, umowy).
Przygotowanie i konfekcjonowanie przesyłek zgodnie z wymaganiami formalnymi Poczty Polskiej lub operatorów kurierskich.
Druk seryjny oraz wysyłka dokumentów masowych i dedykowanych – w tym dokumentów poufnych.
Nadanie korespondencji rejestrowanej (listy polecone, ZPO) oraz zwykłej – z potwierdzeniem odbioru.
Rejestracja numerów przesyłek oraz raportowanie stanu wysyłki.
Usługi dodatkowe:
Konwersja plików źródłowych do formatów przyjaznych do druku i automatycznego składania dokumentów.
Przygotowanie adresowych zestawów kopert z opcją nadruków.
Weryfikacja poprawności danych adresowych (czyszczenie baz adresowych).
Skład korespondencji z wieloma załącznikami i automatyczny podział wg statusu (np. „do windykacji”, „do archiwizacji”, „do podpisu”).
Dostarczanie raportów dziennych/tygodniowych/miesięcznych z poziomu systemu zarządzania zleceń.
Rozliczenia na podstawie kosztów jednostkowych lub ryczałtowych ustalonych z klientem.
Obsługa papierowej poczty przychodzącej
Usługi główne:
Fizyczny odbiór korespondencji z placówek pocztowych, skrytek, centrów logistycznych, punktów kurierskich lub siedziby klienta.
Otwieranie, sortowanie, klasyfikacja i rejestracja dokumentów.
Skanowanie i digitalizacja całej zawartości przesyłek – w tym załączników, kopert i listów przewodnich.
Weryfikacja poprawności formalnej i kompletności dokumentów.
Natychmiastowe przesyłanie zeskanowanych plików na serwery lub systemy klienta.
Opisywanie dokumentów zgodnie z wytycznymi (sygnatury, ID sprawy, klasyfikator dokumentu).
Usuwanie duplikatów, przypisywanie spraw i eskalacja wyjątków.
Usługi dodatkowe:
Fizyczna archiwizacja przesyłek przychodzących.
Niszczenie przesyłek po zakończeniu okresu przechowywania lub przesyłanie ich zbiorczo do klienta.
Rejestracja przesyłek za pomocą unikalnych kodów (kod kreskowy, QR).
Raportowanie dostaw i potwierdzanie odbioru w systemie (tracking statusów).
Rozliczenia na podstawie liczby przesyłek, zakresu skanowania lub czasu obsługi – zgodnie z umową SLA.
