Wersja 2026-10-13.v2. Warunki udostępniane przed złożeniem nowych zamówień w panelu.
Usługodawcą jest Backoffice Outsourcing sp. z o.o., al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa, NIP 1132867570, KRS 0000470010. Panel jest przeznaczony do współpracy z firmami na zasadach określonych w obowiązujących regulaminach. Zamawiający podaje prawdziwe dane i potwierdza upoważnienie do działania w imieniu firmy. Sam dostęp do firmowego e-maila nie zastępuje weryfikacji upoważnienia.
Wszystkie regulaminy opublikowane na stronie Pliki Backoffice Outsourcing pozostają obowiązujące, w zakresie właściwym dla zamawianych usług. Przed zamówieniem należy zapoznać się również z nimi. Dotyczy to w szczególności regulaminu odbioru korespondencji, Ogólnych Warunków Sprzedaży Produktów i Usług, Ogólnych Warunków Handlowych oraz regulaminu świadczenia usług pocztowych.
Warunki konkretnego zamówienia przedstawione w panelu przed jego złożeniem uzupełniają regulaminy jako szczegółowe uzgodnienie stron. Indywidualna podpisana umowa zachowuje pierwszeństwo. Niniejszy dokument nie zmienia wstecznie zawartych umów ani wcześniejszych zamówień.
Standardowy odbiór na następny dzień roboczy należy zamówić do 11:45 poprzedniego dnia roboczego. Standardowe godziny odbioru: 10:00-14:00, chyba że indywidualnie uzgodniono inne godziny. Prime Time jest dostępny w Warszawie: zamówienie do 14:00 w dniu odbioru, odbiór między 14:30 a 16:00. O dostępności danego terminu informuje panel.
Ceny usług są cenami netto. Kwotę VAT i kwotę brutto podajemy w rozliczeniu. Do ceny odbioru dochodzą koszty obsługi i opłaty pocztowe. Wydruk zestawienia listów zwykłych i wydruk książki nadawczej poleconych są rozliczane osobno, każdy za jedno zestawienie niezależnie od liczby stron. Nadanie i obowiązkowy zwrot dokumentów rozliczamy za zamówienie. Pozostałe usługi są naliczane według liczby przesyłek i wybranych czynności. Obsługa ZPO dotyczy przesyłek oznaczonych ZPO.
Proforma jest prognozą do rozliczenia, a nie fakturą VAT. Prognoza opłat pocztowych przyjmuje krajowy format S i opłatę paliwową w wysokości 28% wartości opłat pocztowych. Po ustaleniu rzeczywistych kosztów zwrócimy nadpłatę lub wskażemy dopłatę. Zamawiający odpowiada za poprawność liczby, rodzaju i opisu przesyłek oraz zobowiązuje się do pokrycia prawidłowo naliczonych kosztów usług i opłat pocztowych.
Złożenie zamówienia oznacza zobowiązanie firmy do zapłaty. Proformę udostępniamy w panelu i wysyłamy e-mailem. Termin płatności wynosi 3 dni od wystawienia i udostępnienia proformy; datę podajemy na dokumencie. Gdy koniec terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem ustawowo wolnym. Zapłata oznacza zaksięgowanie środków na koncie Backoffice. Przed wysyłką korespondencji wymagana jest zapłata, chyba że podpisana umowa określa inne zasady.
Stałych klientów rozliczamy na zasadach podpisanej umowy, bez każdorazowej przedpłaty. Po potwierdzeniu zaksięgowania wpłaty księgowość wystawi właściwą fakturę i przekaże ją za pośrednictwem KSeF, zgodnie z przepisami. Przy przedpłacie dokumentem może być faktura zaliczkowa; faktura finalna wynika z końcowego rozliczenia usługi. Proform nie wysyłamy do KSeF.
Jeżeli w oknie zamówienia dostępna jest płatność online, można skorzystać z niej do opłacenia zamówienia. Nadal można zapłacić przelewem na podstawie proformy.
Operatorem kart płatniczych jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068.
Dokładny termin bezpłatnego odwołania pokazujemy przy zamówieniu. Dla nowych klientów jest to 11:45 poprzedniego dnia kalendarzowego, dla stałych klientów 10:00 poprzedniego dnia kalendarzowego, z zachowaniem odmiennych uzgodnień w indywidualnej umowie. Odwołanie w terminie, przed wykonaniem odbioru, jest bez kosztów odbioru i podjazdu kuriera; koszty operatora płatności reguluje punkt 9. Odwołanie po terminie powoduje obowiązek zapłaty kosztu podjazdu kuriera, z zastrzeżeniem punktu 9; koszty obsługi i opłaty pocztowe są anulowane.
Jeżeli nieopłacony odbiór odwołano po terminie, wystawiamy proformę za podjazd kuriera z terminem płatności 3 dni. Zastępuje ona wcześniejszą prognozę należności za to zamówienie. Po zaksięgowaniu wpłaty otrzymasz fakturę finalną za podjazd kuriera za pośrednictwem KSeF. Gdy zamówienie było opłacone, rozliczamy należny koszt podjazdu i zwracamy nadpłatę.
Po wykonaniu odbioru korespondencji koszt tego odbioru pozostaje należny niezależnie od terminu odwołania dalszej wysyłki. Jeśli przed nadaniem klient zamówi zwrot odebranych listów kurierem, naliczamy osobno drugi przejazd w cenie pierwotnego odbioru. Rozliczenie obejmuje dwa przejazdy: wykonany odbiór i zwrot korespondencji. Uwzględniamy wcześniejsze wpłaty, ustalając dopłatę lub zwrot nadpłaty. Zamówienie zwrotu wymaga potwierdzenia jego kosztu w panelu. Po nadaniu przesyłek nie można zamówić ich zwrotu przez ten panel.
Przechowujemy wersję warunków zaakceptowanych przy zamówieniu, czas akceptacji, konto zamawiającego i treść oświadczenia. Klient może zapisać ten dokument lub wydrukować go do PDF. Reklamacje i rozliczenia prowadzone są zgodnie z obowiązującymi regulaminami; kontakt: e@faktury.waw.pl. W razie opóźnienia w zapłacie stosujemy uprawnienia wynikające z umowy i obowiązujących przepisów.
Klient wyraża zgodę na sprawdzenie przez Backoffice Outsourcing sp. z o.o. informacji gospodarczych dotyczących jego firmy w Biurze Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A. oraz w Krajowym Rejestrze Długów Biurze Informacji Gospodarczej S.A. Weryfikacja służy ocenie wiarygodności płatniczej i ryzyka współpracy, w szczególności przy rozliczeniu z odroczonym terminem płatności. Sprawdzenie następuje wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy i zasady danego biura. Jeżeli do określonego sprawdzenia wymagane jest odrębne upoważnienie, uzyskujemy je przed sprawdzeniem; akceptacja niniejszych warunków go nie zastępuje.
Klient ponosi rzeczywiste koszty obsługi wybranej płatności, jej odwołania oraz zwrotu środków, naliczone przez operatora płatności lub bank, wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez przepisy i warunki operatora. Wysokość kosztu lub sposób jego obliczenia oraz łączna kwota do zapłaty są przedstawiane przed zatwierdzeniem płatności. Przy zwrocie przedstawiamy osobno kwotę zwrotu i ewentualne dopuszczalne potrącenia.
Bezpłatne odwołanie przed terminem i przed wykonaniem odbioru oznacza brak opłaty za sam odbiór i podjazd kuriera. Nie oznacza automatycznego zwrotu rzeczywiście poniesionych, niepodlegających zwrotowi kosztów operatora. Nie naliczamy kosztów, które nie powstały, ani opłat zakazanych przepisami. Po terminie pozostaje koszt podjazdu kuriera zgodnie z punktem 6. Zasada nie ogranicza praw klienta z tytułu niewykonania usługi przez Backoffice ani wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.